Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad explica cómo Ramos Dental recopila, recibe, usa, almacena, procesa, transfiere, protege y, cuando legalmente corresponde, elimina información personal enviada mediante ramosdental.clinic, nuestra Consulta Virtual, comunicaciones electrónicas, canales de mensajería autorizados, correo, teléfono, consultas presenciales y otros medios autorizados.

Ramos Dental presta servicios de atención dental desde Nuevo Progreso, Tamaulipas, México. Por ello, el tratamiento de información personal y clínica se rige principalmente por la legislación mexicana aplicable, incluida la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, la NOM-004-SSA3-2012 relativa al expediente clínico, la NOM-024-SSA3-2012 relativa a sistemas electrónicos e intercambio de información en salud y demás disposiciones aplicables.

Determinados requisitos extranjeros de privacidad o salud también pueden aplicar a una actividad, relación contractual, transferencia u operación específica conforme a su propio ámbito jurisdiccional. Nada en esta Política debe interpretarse como la aplicación universal de una ley extranjera que de otro modo no resultaría aplicable.

El responsable del tratamiento de la información personal es Ramos Dental, Nuevo Progreso, Tamaulipas, México.

Sitio web: ramosdental.clinic

Contacto de privacidad: [PRIVACY EMAIL TO BE DEFINED]

Nombre legal / Persona responsable: [LEGAL ENTITY OR RESPONSIBLE PERSON TO BE DEFINED]

Domicilio de privacidad: [LEGAL ADDRESS TO BE DEFINED]

Según la naturaleza de tu interacción con Ramos Dental, podemos recopilar información personal como:

• nombre
• edad o fecha de nacimiento
• país o lugar de residencia
• teléfono
• correo electrónico
• método de contacto preferido
• solicitudes de cita
• información de viaje para tratamiento dental
• tratamientos dentales previos
• comunicaciones con nuestro equipo
• información proporcionada voluntariamente al solicitar una estimación o consulta

Cuando solicitas atención dental o utilizas la Consulta Virtual, también podemos tratar información personal sensible y de salud, que incluye:

• historial médico y dental
• condiciones de salud actuales o previas
• medicamentos y alergias
• cirugías o tratamientos previos
• fotografías intraorales, dentales o faciales con fines clínicos
• radiografías panorámicas o periapicales
• estudios CBCT y archivos DICOM
• escaneos intraorales, archivos STL o similares
• estudios de laboratorio o diagnóstico
• expedientes dentales previos
• notas clínicas, diagnósticos propuestos y planes de tratamiento
• información sobre implantes, condición y volumen óseo y anatomía maxilar o mandibular
• otros hallazgos anatómicos o clínicos
• comunicaciones con profesionales clínicos
• documentos cargados voluntariamente

La información de salud se considera información personal sensible y recibe protección reforzada.

La Consulta Virtual permite a pacientes potenciales y existentes enviar información para una revisión clínica preliminar, incluidos historiales, fotografías, radiografías, estudios CBCT, archivos DICOM, escaneos intraorales y otros documentos pertinentes.

Como esta información puede revelar el estado de salud actual o pasado, características anatómicas, diagnósticos o tratamientos, parte o toda la información enviada puede constituir información personal sensible conforme a la legislación mexicana aplicable.

Enviar información mediante la Consulta Virtual no constituye por sí mismo un diagnóstico definitivo, un plan final ni sustituye una exploración clínica presencial.

La información puede conservarse inicialmente como información de consulta. Si Ramos Dental acepta a la persona como paciente y la información resulta clínicamente relevante para diagnóstico, tratamiento, seguridad o continuidad de la atención, podrá incorporarse al expediente clínico y quedar sujeta a los requisitos correspondientes de documentación, confidencialidad y conservación.

Ramos Dental puede tratar información personal y de salud para finalidades directamente relacionadas con la atención dental, entre ellas:

• evaluar solicitudes de consulta e información clínica
• comunicarse con pacientes y coordinar citas
• determinar si se requiere información diagnóstica adicional
• preparar recomendaciones o estimaciones preliminares
• planeación y diagnóstico
• coordinación con especialistas
• documentación del tratamiento y mantenimiento del expediente clínico
• continuidad y seguimiento
• coordinación con laboratorio, imagenología y diagnóstico
• facturación y administración
• seguridad del paciente
• cumplimiento regulatorio y obligaciones legales

Los datos de contacto limitados también pueden utilizarse para recordatorios y comunicaciones relacionadas con la atención. Los usos publicitarios o promocionales se rigen por separado y no son condición para recibir tratamiento dental.

Ramos Dental trata información de salud y demás información sensible con una base jurídica adecuada y, cuando la ley lo exige, después de obtener el consentimiento expreso de la persona.

Cuando un paciente o posible paciente envía voluntariamente historia médica o dental, fotografías, radiografías, CBCT, DICOM, escaneos, expedientes u otra información sensible mediante la Consulta Virtual u otro mecanismo autorizado, Ramos Dental puede solicitar un consentimiento afirmativo separado para su recopilación y tratamiento. Este consentimiento es independiente de la aceptación general de los Términos de Uso.

El mecanismo electrónico debe generar un registro verificable de la acción afirmativa, que incluya cuando corresponda:

• información que identifique la consulta o persona
• fecha y hora
• versión de la Política mostrada
• finalidad del consentimiento
• versión exacta o verificable de la declaración
• fuente o canal de obtención

Los controles de consentimiento sobre información sensible no deben estar preseleccionados.

He leído la Política de Privacidad de Ramos Dental y autorizo expresamente a Ramos Dental a recopilar, recibir, almacenar de forma segura, revisar, usar y tratar de otro modo la información personal y sensible de salud que envío voluntariamente, incluidos antecedentes médicos y dentales, fotografías, radiografías, estudios CBCT/DICOM, escaneos y otros archivos clínicos, para fines relacionados con mi Consulta Virtual, diagnóstico, planeación, comunicación, continuidad de la atención y posible tratamiento dental.

La revocación del consentimiento opera hacia el futuro y no obliga a borrar o destruir información que deba conservarse por obligaciones sanitarias, de expediente clínico, legales, regulatorias, contractuales o probatorias.

La información generada durante la atención y la incorporada a la documentación clínica formal puede formar parte del expediente clínico. Ramos Dental mantiene documentación clínica considerando los requisitos sanitarios mexicanos aplicables, incluida la NOM-004-SSA3-2012.

El expediente está sujeto a requisitos de confidencialidad, integridad, documentación y conservación. Por ello, puede ser necesario conservar información aun cuando una persona ejerza posteriormente determinados derechos de privacidad.

Conforme a la NOM-004-SSA3-2012, el expediente clínico debe conservarse por un periodo mínimo de cinco años contado desde la fecha del último acto clínico o médico del paciente, sin perjuicio de un periodo mayor derivado de otra obligación legal, regulatoria, contractual, judicial, profesional o probatoria aplicable.

Una solicitud de cancelación de datos personales no exige automáticamente la destrucción inmediata del expediente clínico.

Ramos Dental utiliza sistemas electrónicos y puede contratar proveedores tecnológicos especializados para operar el sitio, la Consulta Virtual, cargas seguras, sistemas clínicos, respaldos, ciberseguridad, comunicaciones y otros servicios necesarios.

Según el servicio utilizado, la información puede almacenarse, respaldarse o procesarse técnicamente en servidores ubicados en México, Estados Unidos, Canadá u otra jurisdicción donde opere un proveedor autorizado.

Ramos Dental continúa siendo responsable de determinar las finalidades y medios del tratamiento dentro de sus operaciones. El uso de infraestructura en la nube no autoriza al proveedor a utilizar información del paciente para fines ajenos.

Cuando un proveedor trata datos por cuenta de Ramos Dental, se procuran medidas contractuales, organizativas y técnicas apropiadas, incluidas cuando correspondan:

• obligaciones de confidencialidad
• limitaciones de finalidad
• controles de acceso y seguridad
• notificación de incidentes
• controles sobre subcontratistas
• devolución o eliminación segura cuando sea legalmente procedente
• mecanismos razonables de responsabilidad y supervisión

Puede utilizarse infraestructura fuera de México cuando resulte razonablemente necesaria para servicios seguros, confiables o especializados. La información procesada en otra jurisdicción puede quedar sujeta a sus requisitos de acceso legal. El procesamiento internacional no elimina las protecciones y obligaciones mexicanas aplicables a Ramos Dental.

Ramos Dental implementa salvaguardas administrativas, físicas y tecnológicas proporcionales a la sensibilidad y volumen de la información y a los riesgos asociados con información electrónica de salud.

Cuando los sistemas mantienen información del expediente clínico, Ramos Dental procura preservar su confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y confiabilidad conforme a requisitos sanitarios y de protección de datos aplicables.

Las medidas pueden incluir, según corresponda:

• cifrado en tránsito
• cifrado de información sensible en reposo cuando sea técnicamente apropiado
• controles de identidad y autenticación
• acceso por roles y mínimo privilegio
• registros de auditoría y acceso
• respaldos seguros
• separación de permisos clínicos y administrativos
• monitoreo y detección de incidentes
• revocación de accesos
• obligaciones de confidencialidad del personal
• actualizaciones y gestión de vulnerabilidades
• recuperación y continuidad operativa

Ningún sistema electrónico puede garantizar inmunidad absoluta frente a acceso no autorizado, ciberataque, pérdida o falla técnica. Ramos Dental aplica un enfoque de seguridad basado en riesgos y no afirma que una tecnología brinde seguridad absoluta.

Ramos Dental puede utilizar terceros para apoyar operaciones clínicas, administrativas y tecnológicas, como infraestructura en la nube, ciberseguridad, comunicaciones, imagenología, laboratorios dentales, profesionales de salud, programación de citas y otros servicios necesarios para la atención.

El acceso se limitará, en la medida razonablemente posible, a la información necesaria para cada función. Los proveedores se evalúan según la naturaleza del servicio, sensibilidad de la información, requisitos legales y salvaguardas disponibles, y se espera que actúen únicamente para fines autorizados bajo requisitos adecuados de confidencialidad, seguridad y contrato.

Relaciones con HIPAA y HITECH de Estados Unidos

Ramos Dental es un prestador de salud establecido y operando en México. Que una persona resida en Estados Unidos o reciba tratamiento en México no hace por sí mismo que toda interacción esté sujeta a HIPAA o HITECH.

HIPAA y HITECH se tratarán como legalmente aplicables cuando una actividad, relación entre entidades o contrato esté dentro de su ámbito. Si Ramos Dental debiera actuar legalmente como Business Associate de una Covered Entity, evaluará e implementará los requisitos contractuales y regulatorios aplicables, incluido un Business Associate Agreement cuando corresponda.

Cuando HIPAA no resulte aplicable, Ramos Dental puede adoptar voluntariamente prácticas inspiradas en principios reconocidos de protección de información sanitaria. Esto no significa que Ramos Dental esté universalmente sujeto, certificado o regulado por HIPAA, ni que todo su entorno sea “HIPAA compliant”.

Ramos Dental está establecido en México y presta servicios desde Nuevo Progreso, Tamaulipas. La recopilación y tratamiento de información se rigen principalmente por la legislación mexicana sanitaria y de protección de datos aplicable.

Ramos Dental atiende a personas de Estados Unidos, Canadá y otros países. La nacionalidad, ciudadanía o residencia no reemplaza automáticamente el marco mexicano aplicable a servicios y expedientes creados y mantenidos en México.

Ciertos requisitos extranjeros pueden aplicar a una transacción, relación tecnológica, transferencia, contrato o tratamiento específico conforme a su propio alcance. Cuando resulten legalmente aplicables, Ramos Dental procurará cumplirlos además de las obligaciones mexicanas.

Esta Política no pretende excluir derechos obligatorios legalmente aplicables, hacer que Ramos Dental ignore obligaciones mexicanas ni crear contractualmente la aplicación universal de una ley extranjera.

Estados Unidos

Para residentes de Estados Unidos pueden emplearse salvaguardas inspiradas en HIPAA y HITECH. Esas leyes aplicarán únicamente cuando se cumplan sus requisitos y condiciones jurisdiccionales.

Canadá

Para residentes de Canadá, Ramos Dental reconoce que pueden surgir requisitos federales o provinciales según las circunstancias. Cuando apliquen, considerará principios como consentimiento significativo, transparencia, salvaguardas proporcionales, responsabilidad y protección adecuada de información sensible.

Procesamiento transfronterizo

La información enviada voluntariamente para tratamiento en México será recibida y procesada en relación con servicios prestados desde México y también puede procesarse mediante infraestructura autorizada en otras jurisdicciones.

En otro país, la información puede estar sujeta al acceso legal de tribunales, reguladores, autoridades policiales u otras autoridades con jurisdicción. Ramos Dental procura limitar el procesamiento transfronterizo a lo razonablemente necesario y aplicar salvaguardas proporcionales.

Cuando sea razonablemente necesario para la atención, la información puede compartirse con dentistas, especialistas, radiólogos, centros de imagen, laboratorios, hospitales, profesionales de salud u otros proveedores autorizados que participen en diagnóstico o tratamiento.

Solo debe compartirse la información razonablemente necesaria para la finalidad clínica pertinente. La divulgación permanece sujeta al secreto profesional y a los requisitos legales aplicables.

Ramos Dental puede divulgar información cuando la legislación aplicable lo requiera o permita, incluso ante autoridades sanitarias competentes, órdenes judiciales, solicitudes gubernamentales legalmente válidas, obligaciones regulatorias, seguridad del paciente o del público o protección razonable de derechos legales.

Toda divulgación se evaluará conforme a los requisitos aplicables y la sensibilidad de la información.

La atención clínica y la autorización promocional son finalidades separadas. Ramos Dental no condicionará el tratamiento, acceso, calidad de atención ni precio a la autorización para usar fotografías o imágenes con fines publicitarios.

Las fotografías, radiografías e imágenes de tratamiento solo podrán considerarse para uso educativo, científico o promocional cuando exista una base jurídica adecuada y, cuando corresponda, autorización específica. La autorización promocional debe obtenerse separadamente del consentimiento para tratar información de salud con fines clínicos.

Autorizo voluntariamente a Ramos Dental a utilizar fotografías, radiografías y/o imágenes clínicas seleccionadas relacionadas con mi tratamiento para fines educativos, científicos, del sitio web, redes sociales o promocionales, dentro del alcance que se me presente. Entiendo que esta autorización es opcional, que rechazarla no afectará mi tratamiento y que puedo revocarla hacia el futuro contactando a Ramos Dental.

El sistema deberá presentar, sin selección previa, las opciones “Autorizo” y “No autorizo”.

Cuando sea viable y apropiado, Ramos Dental retirará nombre, contacto, número de expediente, metadatos innecesarios y otros identificadores directos. Sin embargo, retirar el nombre no vuelve automáticamente anónima una imagen. Un rostro, anatomía distintiva, tatuaje u otra característica puede permitir identificar a la persona; ese material debe tratarse como identificable y contar con autorización específica.

El paciente puede revocar la autorización para usos promocionales futuros contactando a Ramos Dental. La revocación opera hacia el futuro.

Impedirá nuevos usos bajo control de Ramos Dental después de procesarse, pero puede no permitir recuperar o eliminar por completo material legalmente publicado, distribuido o utilizado antes. Ramos Dental realizará esfuerzos razonables respecto del material bajo su control directo.

Revocar la autorización promocional no afecta el tratamiento dental.

Conforme a la legislación mexicana aplicable, las personas pueden ejercer derechos ARCO respecto de su información personal:

• Acceder a la información y conocer su tratamiento
• Rectificar información inexacta, incompleta o desactualizada
• Solicitar la cancelación cuando el tratamiento ya no sea necesario o esté jurídicamente justificado
• Oponerse a determinadas formas de tratamiento cuando la ley lo permita

El ejercicio de estos derechos, especialmente la Cancelación, está sujeto a obligaciones sanitarias, de expediente clínico, legales, regulatorias, contractuales y probatorias.

Expedientes clínicos y conservación obligatoria

Cuando datos, estudios diagnósticos, fotografías, radiografías, CBCT, DICOM, registros de tratamiento o notas clínicas forman parte del expediente, Ramos Dental puede estar obligado a conservarlos aun si se solicita cancelación.

Conforme a la NOM-004-SSA3-2012, deben conservarse por al menos cinco años desde el último acto clínico o médico del paciente, sin perjuicio de periodos mayores aplicables. La cancelación no necesariamente produce destrucción física o electrónica inmediata.

Cuando exista obligación de conservar, el tratamiento podrá restringirse a finalidades legalmente permitidas. Tras vencer todos los periodos obligatorios y si no subsiste base legal, Ramos Dental podrá eliminar, anonimizar o disponer apropiadamente de la información.

Distinción entre expediente y otra información personal

La información que no se incorporó al expediente y ya no es necesaria puede quedar sujeta a cancelación o eliminación. Preferencias de marketing, comunicaciones no clínicas o consultas preliminares pueden tener periodos distintos.

Solicitudes ARCO

Las solicitudes pueden enviarse a Ramos Dental mediante: [PRIVACY EMAIL TO BE DEFINED]

La solicitud debe permitir verificar la identidad, identificar la información y describir el derecho que se desea ejercer. Ramos Dental evaluará cada solicitud conforme a la ley e informará si puede atenderla total o parcialmente.

Los pacientes pueden solicitar límites a determinados usos o comunicaciones no esenciales.

El tratamiento necesario para atención dental, seguridad del paciente, mantenimiento del expediente, cumplimiento regulatorio, obligaciones legales o continuidad de la atención puede continuar cuando la ley lo permita o exija.

Cuando la ley lo requiera, el padre, tutor u otro representante legal debe otorgar la autorización necesaria para tratar información de un menor o persona que no pueda consentir por sí misma.

Quien envía información de salud de otra persona declara contar con autoridad o base jurídica para hacerlo. Ramos Dental puede solicitar verificación adicional cuando corresponda.

Si el paciente elige comunicarse por correo, WhatsApp, SMS u otro servicio, la comunicación puede involucrar infraestructura del proveedor correspondiente. Las plataformas ofrecen distintos niveles de privacidad y seguridad.

Cuando exista un mecanismo seguro de carga, Ramos Dental puede recomendarlo para archivos especialmente sensibles o grandes, como CBCT o DICOM, en lugar de mensajería ordinaria.

Elegir una plataforma de terceros no autoriza a Ramos Dental a usar la información para fines ajenos a la solicitud o atención del paciente.

Ramos Dental conserva información durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir sus finalidades y por cualquier periodo adicional exigido por obligaciones sanitarias, legales, regulatorias, contractuales, judiciales, profesionales o probatorias.

La información incorporada al expediente queda sujeta a requisitos específicos. Conforme a la NOM-004-SSA3-2012, el expediente debe conservarse al menos cinco años desde la fecha del último acto clínico o médico del paciente.

El periodo puede ampliarse por otras obligaciones. Durante la conservación obligatoria, una cancelación no exige destruir información que legalmente deba preservarse; el tratamiento puede restringirse a finalidades legalmente permitidas o exigidas.

Tras vencer todos los periodos y si no subsiste base legal, Ramos Dental podrá eliminar, anonimizar o disponer de forma segura de la información. Los datos que nunca formen parte del expediente pueden estar sujetos a periodos diferentes o más breves según su finalidad.

Ramos Dental mantiene procedimientos destinados a identificar, evaluar, contener, investigar y remediar acceso, adquisición, uso, divulgación, alteración, pérdida o destrucción no autorizados de información personal y de salud.

Ante un incidente puede evaluar:

• naturaleza y sensibilidad de la información
• si estaba cifrada o protegida
• personas o sistemas afectados
• si fue adquirida, vista, alterada o divulgada
• riesgos de reidentificación
• posibles consecuencias
• medidas de contención y mitigación
• obligaciones legales y contractuales

Ramos Dental tomará medidas razonables de contención y remediación y notificará a personas, autoridades, socios contractuales u otras partes cuando y dentro de los plazos exigidos. Los requisitos concretos dependen de la jurisdicción, información, entidades y relación jurídica.

Información regulada por HIPAA/HITECH

Si un incidente involucra información tratada bajo una relación legalmente sujeta a HIPAA o HITECH, Ramos Dental seguirá las obligaciones aplicables a su función. Si actúa como Business Associate, pueden incluir notificar a la Covered Entity correspondiente.

Esto no significa que todo incidente relativo a un residente de Estados Unidos esté automáticamente regido por HIPAA o HITECH. Ramos Dental puede mantener registros internos adecuados de incidentes, hallazgos, remediación y notificaciones.

Ramos Dental puede actualizar esta Política para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, de seguridad u operación. La versión y fecha vigentes estarán disponibles en el sitio.

Si un cambio material introduce una finalidad sustancialmente distinta para información sensible, Ramos Dental puede brindar aviso adicional o solicitar nuevo consentimiento cuando la ley lo exija.

Las preguntas sobre esta Política, derechos ARCO, inquietudes de privacidad, revocación de autorización promocional u otros asuntos de datos personales pueden dirigirse a Ramos Dental, Nuevo Progreso, Tamaulipas, México.

Sitio web: ramosdental.clinic

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